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社内レクリエーションやイベントの参加率を高めるためには、準備段階から社員の参加を促す案内文を作成することが重要です。しかし、ただ参加を促すためのメールや案内状を作成すればいいわけではなく、伝えるべき内容をしっかり網羅した案内文を書くことが求められます。
本記事では、社内レクリエーションを開催する際に不可欠や案内文の出し方や書く際のポイント、例文を紹介します。
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社内レクリエーションの案内を作成する場合は、以下の内容や注意点に気をつけて案内文を作成または出すことを心がけましょう。
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○開催通知
社内レクリエーションの案内文の件名(タイトル)には、誰もが一目見ただけでそのメールや案内状の内容がわかる文章を記載するようにしましょう。
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○レクリエーションの詳細
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案内文には、「なぜ社内レクリエーションを開催するのか？」といった開催目的や、開催するレクリエーションの内容も簡単に記載するとよいでしょう。
開催する趣旨が不明瞭では、参加者の注目を得ることはできません。長々とした文章ではなく、端的にレクリエーションのメリットや魅力を伝え、イベント開催の本気度やしさをアピールできような文章を作成するようにしましょう。
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案内文の項目にはレクリエーションへの参加の有無に対する返信方法や期日を忘れず記入しましょう。返済期日や方法を設定しないと、参加への返答が集まらなかったり、回答が後回しにされてしまったりすることが考えられます。
スムーズなレクリエーションの開催を行うためには、開催予定日の1週間から2週間を目処に返答してもらうよう促しましょう。
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○早め準備を心がける
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そのため、社内レクリエーションのメール及び案内状は、少しでも多くの従業員の参加が促せるように、遅くても1ヶ月前には案内が手元に届くように準備しましょう。
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以下では案内文を作成する際に押さえておきたいポイントについて解説します。
○「参加したい」と思わせる文章を作成する
そのため、案内文だけでレクリエーションの魅力を伝えるのではなく、様々なツールを活用してトータル的に参加率を高める工夫をすることも大切と言えます。
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□件名
社内レクリエーション「(イベントや大会名)」のご案内(開催のお知らせ)
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□本文
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日時：20○○年○○月○○日(○) 時間(○○時〜○○時)
会場：○○センター イベントホール○○階
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場所：東京都○○区○○
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会費：○○○○円 ※徴収方法も記載
※雨天の場合、中止となります。
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○○イベント参加のお返事は、20○○年○○月○○日(○)までに下記アドレスまでご返信頂きますようお願い致します。
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○署名欄
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本記事で解決したポイントや例文を参考にして、社内レクリエーションの目的に沿った案内文を作成するようにしましょう。